Planejamento e Organização

Informações Gerais

•  Supervisão e apoio: SEEC
•  Coordenação: A equipe principal de organização será composta pelos Diretores Regionais/Unidade de Ensino que trabalharão no planejamento e organização do evento. Os integrantes desta equipe estarão isentos da taxa de inscrição.
•  Equipes de Apoio: Está definido um número máximo para cada equipe. Não haverá isenção da taxa de inscrição. Terão direito ao material didático, alimentação, e participarão do treinamento no dia do evento.
•  Qualidade: Algumas metas a serem perseguidas pela organização dos eventos:
•  Inscrições: somente antecipadas. Não haverá inscrições no local;
•  Alimentação: Somente serão servidas refeições em locais onde não disponibilidade de estabelecimentos comerciais, mediante reserva prévia;
•  Preletores: Escalar “anjos da guarda”. Obrigatório! Esta equipe deve ser composta por participantes do treinamento, sendo escalados para acompanhar o preletor do curso que o participante tiver escolhido. (Conforme orientações contida no tópico Equipes de Trabalho – item 2).  
• Material Didático: Todos os participantes receberão materiais básicos para acompanhar as palestras ministradas e CD contendo todos os cursos do evento.

Benefícios financeiros para as Diretorias Regionais

Como os diretores regionais/unidades de ensino podem participar dos resultados?

• Stands: Os espaços para stands estão disponíveis prioritariamente aos Diretores Regionais/Unidades de Ensino que desejarem explorar o evento com a venda de materiais diversos. O custo de cada stand será de R$ 100,00 (cem reais), o qual deve ser pago antecipadamente. Não havendo interesse de nenhum diretor manifestado obrigatoriamente no máximo 30 dias antes do evento, a SEEC cederá o espaço a outros interessados.
•  Isenção da taxa de inscrição: os Diretores Regionais do DEBQ e Diretores das Unidades de Ensino estão isentos da taxa de inscrição para participação dos Simpósios, porém, devem inscrever no evento.
•  Lanchonete: Os que desejarem explorar este espaço devem comunicar-se com a SEEC até 30 dias antes do evento.

Equipes de Trabalho

A SEEC reserva para si o direito de opinar, vetar ou alterar a equipe de trabalho apresentada pela sub coordenação do evento, tendo em vista sempre o bom andamento do treinamento, seja no aspecto espiritual, social ou financeiro.

As equipes de trabalho serão convocadas para organização do local do evento no dia anterior ao mesmo. Os diretores regionais/unidades de ensino teológico que ficarem com atribuição de organizar uma equipe, devem estar atentos a este fato, convocando o seu pessoal para o horário e local definidos. Lembramos que não haverá equipe de inscrição uma vez que não teremos inscrições no local.

As equipes a serem formadas são as seguintes:

•  Recepção geral - 11 componentes – 1 diretor regional/unidade de ensino teológico e 10 auxiliares: Estes farão a recepção dos participantes em geral, sendo auxiliados pelos diretores regionais na orientação e distribuição do público pelas salas dos cursos. Suas atribuições são:
•  Conhecer muito bem o local do evento para dar informações adequadas e rápidas aos participantes;
•  Elaborar e afixar cartazes de orientação para facilitar o acesso aos locais dos estudos. A SEEC produzirá placas com os nomes dos cursos, as quais serão entregues à equipe de RECEPÇÃO GERAL, sendo esta responsável pela afixação, retirada e devolução à organização do evento;
•  Estar no local do evento durante a preparação do mesmo e no dia do evento chegar ao local com uma hora de antecedência;
•  Retirar todas as placas e sinalizações ao final do evento entregando o material à organização;
•  Uma vez acomodados os participantes, os membros da equipe devem dirigir-se à sala do curso para o qual fizeram suas inscrições;
•  Não estão isentos da inscrição, porém, terão direito a almoço e receberão o material didático do curso que participarem;
•  Encaminhar os preletores que chegarem ao local do evento à equipe dos “anjos da guarda”.

•  Recepção aos preletores – O número de membros deve ser equivalente ao número de preletores, mais um diretor regional/unidade de ensino teológico: Cognominados “anjos da guarda”, a função básica é darem assistência aos preletores do evento. Suas atribuições são:
•  Conhecer muito bem o local do evento para saber onde levarão o preletor que ficar sob seu cuidado;
•  Verificar se a sala está em ordem: quadro negro, giz, retroprojetor (quando solicitado), data-show, água (para o preletor), apostilas dos cursos...
•  Estar no local do evento com uma hora de antecedência;
•  Receber o preletor na chegada do evento e conduzi-lo à sala VIP;
•  Indicar ao mesmo os locais básicos e necessários ao seu bem estar: sala VIP, banheiros, local do treinamento, tesouraria, telefone, etc.;
•  Conduzi-lo à sua sala, levando as apostilas que o mesmo distribuirá aos participantes do seu curso e permanecer com o mesmo até o final do treinamento;
•  No horário do almoço, levar o preletor ao local determinado, almoçando com os preletores e demais membros da equipe;
•  Encerrado o curso conduzi-lo à tesouraria;
•  Reconduzi-lo a sala VIP;
•  O “anjo da guarda” estará liberado de suas atividades somente depois do preletor retirar-se do local do Simpósio.
•  O membro da equipe deve assistirá o curso que o seu preletor ministrar, recebendo o material didático;

•  Equipe da Sala VIP – 1 diretor regional e 2 auxiliares.
• Conhecer bem o local do evento para saber onde serão os treinamentos;
• Abastecer de água as salas dos treinamentos antes do início das aulas;
• Montar a sala VIP com os alimentos e bebidas relacionados e provisionados pela SEEC:
• Água;
• 2 tipos de sucos;
• Café;
• Leite;
• Frutas;
• Biscoitos doces e salgados;
• Manteiga;
• Geléia;
• Manter a sala VIP em bom estado de limpeza;
• Controlar o acesso: poderão entrar na sala os diretores distritais, regionais, pastores, superintendentes regionais, preletores e diretores do ITQ/MQCC.
• Desmontar a sala VIP ao final do evento: os alimentos não utilizados serão doados a quem a SEEC determinar.

• Equipe de Apoio - 1 diretor regional e 10 auxiliares: Esta equipe é à base da organização do local do evento e deve ser composta preferencialmente por homens. Deve ser bem escolhida, preferencialmente diáconos, pois o trabalho deles será primordial para o bom andamento do evento. Suas atribuições são:
• Estar no local do evento no dia e horário determinado para a organização e arrumação do mesmo;
• Preparar as salas de treinamento com o número de cadeiras estabelecido para cada uma. Lembramos que o fato de usarmos escolas facilita bastante o trabalho, sendo necessários apenas ajustes.
• Ao final do evento retornar as cadeiras aos locais de onde foram retirados, mantendo a escola na mesma condição que encontramos.
• Durante o evento permanecer alerta para auxiliar a organização geral ou os “anjos da guarda” no atendimento aos preletores.

• Equipe de Intercessão – todos os Diretores Regionais do DEBQ e Diretores das Unidades de Ensino Teológico devem montar equipes de intercessão específica pelo evento. Cada região deve mobilizar cinco intercessores, de sorte que teremos um exército de mais de 600 pessoas orando pelos treinamentos. Os temas de oração devem ser tirados do plano de intercessão constante neste planejamento, mais as necessidades básicas dos simpósios:
• Locais adequados (bem localizados, custo baixo, dependências que comportem o nosso público, etc...);
• Equipes de trabalho;
• Equipe dos preletores;
• Apoio das lideranças, principalmente pastores titulares e superintendentes regionais;
• Material didático e sua confecção;
• Pela Secretaria Estadual e Diretorias Estaduais.