Contabilização dos Departamentos e Grupos - Orientações Básicas

A Secretaria Geral de Administração e Finanças, prosseguindo em continuidade ao trabalho de adequação da administração da IEQ, atualizou o sistema administrativo para que os departamentos e grupos da IEQ possam ser contabilizados da mesma forma como já tem sido contabilizados os Conselhos Estaduais, Regiões e Igrejas. O objetivo destas mudanças é proporcionar legalidade ao trabalho de todos no que se refere à área administrativa e financeira, onde muitos líderes têm dúvidas sobre a forma como devem ser tratados os valores obtidos por meio de eventos, ofertas, doações e outros. A partir de agora, toda a movimentação da igreja e seus grupos/departamentos, poderá e deverá ser contabilizada pelo contador responsável pela entidade à qual está vinculado o grupo e/ou departamento.

Estas mudanças afetam tão somente a área financeira, ficando livre as Coordenadorias e Diretorias para prestar seus relatórios estatísticos de acordo com as orientações de cada setor.

DOCUMENTAÇÃO FINANCEIRA

Documentos Hábeis de Entradas

Todas as entradas dos grupos e departamentos devem ser documentadas através dos relatórios diários elaborados pelas Secretarias Gerais de Grupos e Secretaria Geral de Educação e Cultura, sendo devidamente assinados pelos responsáveis dos mesmos. Lembrando que os relatórios são documentos legais para registro financeiro das entradas, desde que lavrados sem rasuras e de forma clara.

Documentos Hábeis de Saídas

Os documentos de saídas dos departamentos são os seguintes:

Havendo dúvidas quanto à documentação de saída, consulte o contador contratado pela entidade superior. Este profissional ao assinar um contrato de prestação de serviços, contraiu o dever de fornecer orientação básica para as igrejas e departamentos.

Contabilidade Mensal
A documentação financeira do departamento (entradas e saídas) deve ser enviada mensalmente ao contador, nos prazos estabelecidos pelos responsáveis da entidade superior responsável (veja organograma abaixo). Após a contabilização estes documentos devem ser arquivados na entidade superior.
Modelos de Notas Fiscais válidos para a Contabilidade dos Departamentos

Quanto aos tipos e modelos de notas fiscais é importante saber que a Secretaria Geral de Administração e Finanças em tempo algum delibera sob a aceitabilidade pelo fisco federal dos tipos de notas.  Cabe a SGAF estabelecer normas para padronização dos lançamentos contábeis em todo o território nacional. Daí, usando a prerrogativa estatutária do Artigo 92 e seus incisos e observando a legislação federal, Lei 9.532/97, artigo 61, parágrafos 1º e 81º, II que diz:

 “As despesas cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por nota fiscal, cupom emitidos por equipamentos ECF (emissor de cupom fiscal), observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante a identificação do seu CNPJ, descrição dos bens e serviços objeto da operação, a data e o valor da operação”.

Por si só, este texto demonstra a exigibilidade da IEQ de que as aquisições de mercadorias e serviços sejam efetuadas de pessoas jurídicas legalmente constituídas, dentro de seus estados de origem, capazes de fornecer documentos fiscais que atendam esta determinação federal, excetuando-se profissionais liberais, trabalhadores autônomos e cooperados que seguem a legislação própria. Diversas empresas e entidades tiveram lançamentos glosados (supressão total ou parcial de uma quantia averbada num escrito ou numa conta) por apoiarem seus gastos com notas fiscais (simplificadas, cupons fiscais, tíquetes) que não atendem a legislação federal supra citada.

Observamos ainda que somente são admissíveis despesas que além de preencherem os requisitos de: necessidade, normalidade e usualidade, ou seja, despesas que sejam afins às atividades das igrejas e apresentem também a comprovação através de documentos hábeis e idôneos.

A IEQ, no processo da Reforma Administrativa, ao determinar o uso de notas fiscais modelos 1, 1A, D2, série única, cupons fiscais identificados, notas de serviços, recibos dentro de padrões legais, visa única e exclusivamente resguardar a entidade e seus administradores em todos os níveis (igreja local, regional, estadual e nacional) de penalidades impostas pelo fisco, bem como de não deixar dúvidas quanto a necessidade comprovada dos gastos realizados em nossa administração, visto que estes gastos influenciam diretamente o resultado final dos nossos balanços, gerando superávit ou déficit.

A utilização correta dos documentos fiscais mencionados, garante que a IEQ e departamentos não distribui de forma disfarçada a seus membros, administradores ou diretores, quaisquer benefícios, assegurando a continuidade da imunidade, bem como garantindo que os resultados finais de seus balanços, em sendo superávit, seja acrescido ao seu ativo ou tenha destinação prevista em rubrica própria.

Assim, as despesas da IEQ e departamentos, devem ser acobertadas pelas notas fiscais já mencionadas (modelo 1, 1-A, D2, série única, cupom fiscal identificado, nota de serviços, recibos revestidos de normalidade legal), ficando as demais séries (D-1, simplificada, cupom fiscal, tíquetes, recibos de táxi, estacionamento, pedágio) para serem utilizados somente como aporte ao relatório de viagens, ressaltando como já destacado, a necessidade, normalidade e usualidade dos gastos para a IEQ e departamentos.

Procedimentos Básicos

As alterações previstas nesta reformulação administrativa não afetam de forma alguma os procedimentos estabelecidos pelas Secretarias Gerais de Educação e Cultura e Grupos, no que se refere ao trâmite dos relatórios estatísticos e financeiros em todos os seus níveis, bem como ao recolhimento das taxas devidas pelos grupos e departamentos aos níveis superiores. O que muda então a partir de agora?

Todos os grupos e departamentos, em todos os níveis (local, regional, estadual e nacional) estão agora obrigados a prestar contas da sua movimentação financeira por meio de documentação hábil, conforme descrita acima devendo remeter a sua documentação financeira para os centros administrativos ao qual estiverem subordinadas para contabilização.

As Secretarias Gerais e Coordenadorias Nacionais remetem a documentação financeira para contabilização no CND, pela Secretaria Geral de Administração e Finanças.

As Secretarias e Coordenadorias Estaduais remetem a documentação financeira para contabilização no CED, pela Secretaria Estadual de Administração e Finanças.

As Coordenadorias/Diretorias Regionais, ITQ e MQCC, remetem a documentação financeira para contabilização na Região/Campo, pelo contador da região.

As Diretorias e Departamentos Locais remetem a documentação financeira para contabilização junto com a documentação da Igreja Local, pelo contador da Região.

OBSERVAÇÃO: Os CTMQ´s remeterão seus relatórios financeiros e documentação para a Secretaria Geral de Educação e Cultura, os quais serão contabilizados juntamente com os documentos desta Secretaria.

Prazos para entrega da documentação financeira

O prazo para remessa dos documentos deve ser o mesmo adotado pelas entidades regionais, estaduais e nacional. Cada líder deve procurar o responsável pela entidade principal (CND, CED ou Região/Campo) para saber o cronograma de trabalho adotado. O prazo padrão estabelecido no novo Estatuto é a entrega de documentos para o contador até o 5º dia útil do mês subseqüente.

Relatórios Financeiros e Estatísticos das Entidades

Os impressos estão disponíveis em CD ou no site da Secretaria Estadual de Educação e Cultura. Os CD’s terão custo mínimo de aquisição, porém, a cópia via site é gratuita.